طبق ماده ۶ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ تمامی تاجران به استثنای کسبه جز مکلف هستند که چهار دفتر روزنامه، کل، دارایی و کپیه را تهیه نمایند و در این دفترچه کلیه نقل و انتقالات و فعالیت‌های مالی شرکت‌ها نگاشته شود. بدین منظور افراد باید از دفاتر پلمپ شده که در قانون در نظر گرفته شده، استفاده کنند. این دفاتر دارای پلمپ سیم و سرب هستند و چنانچه خلل و ایرادی به این دفاتر وارد شود از اعتبار آنها کاسته می‌شود و باعث مشکل برای دارنده دفاتر خواهد گردید. حتی اگر دفتر روزنامه یا دفتر کل از طریق بدون ثبت نام در سامانه پلمپ دفاتر قانونی تهیه شود دیگر نمی‌توان آن دفاتر را دفاتر قانونی اطلاق نمود. این دفاتر دارای اهمیت بسیار زیادی هستند و از مهمترین کاربرد آنها در امور مالیاتی و اخذ کارت بازرگانی می‌باشد. به طوری که در صورت پلمپ نکردن آنها جریمه مالیاتی اعمال خواهد شد. فرایند انجام پلمپ دفاتر به عهده سازمان ثبت املاک و اسناد کشور می‌باشد و این سازمان برای این منظور سامانه‌ای را طراحی نموده است که افراد می‌توانند با مراجعه به آن نسبت به پلمپ دفاتر مجموعه خود اقدام نمایند. زمان پلمپ دفاتر قانونی قبل از شروع سال مالی می‌باشد، به عنوان مثال شرکتی که پایان سال مالی آن ۲۹ اسفند هر سال می‌باشد دفاتر سال ۱۴۰۳ خود را می‌بایست در اسفند ماه سال ۱۴۰۲ دریافت و پلمپ نماید. حتی اگر شرکتی فعالیت در سال گذشته نداشته باشد باید دفاتر پلمپ شده خود را اداره دارایی تحویل نماید. همچنین ارائه دفاتر سفید به منزله عدم ارائه دفاتر می‌باشد. در نتیجه می‌بایست تمام اقلام ترازنامه که از سال قبل ثابت بوده و مانده دارند در دفاتر قید نمود تا به منزله دفاتر سفید شناخته نشوند.
مراحل پلمپ دفاتر
جهت پلمپ دفاتر ابتدا به سامانه ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه نموده، این سامانه توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به منظور ارائه خدمات به اشخاص حقیقی و حقوقی راه‌اندازی شده است. به این سامانه صفحه‌ای به شکل زیر برای شما نمایش داده می‌شود.
در قسمت نوار بالای سایت قسمت های متفاوتی اعم از تاسیس شخصیت حقوقی، صورتجلسه تغییرات، پذیرش اظهارنامه، پلمپ دفاتر قانونی، اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی، اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی، پیگیری درخواست، و انصراف از درخواست وجود دارد.
جهت پلمپ دفاتر بر روی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی کلیک نموده و صفحه زیر برای شما نمایش داده می‌شود. در این صفحه اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر را باید وارد نماییم.
در ابتدا قسمت نوع شخص متقاضی را با توجه به حقیقی یا حقوقی بودن متقاضی انتخاب مینماییم.
پس از آن نوع تقویم مالی را با توجه به اینکه سال مالی شرکت میلادی یا شمسی می‌باشد، انتخاب مینماییم .
در قسمت شروع سال مالی گزینه سال مالی آینده ۱۴۰۳ را انتخاب مینماییم. همانگونه که در قسمت بالا اشاره نمودیم زمان پلمپ دفاتر قبل از شروع سال مالی می‌باشد.
و پس از آن شروع ماه مالی و شروع روز مالی را بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده شده، انتخاب مینماییم. در نهایت تاریخ پایان سال مالی به صورت خودکار توسط سازمان محاسبه می‌گردد.
در مرحله بعد نوع تابعیت متقاضی را مشخص نموده و شماره همراه را در کادر مشخص شده وارد می نماییم
و پس از آن در کادر مربوطه شناسه ی ملی را وارد مینماییم.
شماره تلفن ثابت را در کادر مشخص شده وارد می نماییم.
در نهایت تصویر امنیتی نشان داده شده را در کادر مربوطه مینماییم و سپس روی کلید گام بعدی کلیک نمی نماییم.
با کلیک بر روی گام بعدی صفحه اطلاعات شخصیت حقوقی برای ما باز می‌شود. در این صفحه شناسه ملی،شماره ثبت، نام، تاریخ ثبت، نوع، واحد ثبتی و نشانی متقاضی به صورت خودکار نمایش داده می‌شود. در صورت صحیح بودن اطلاعات قسمت در قسمت مشخص شده تیک تایید اطلاعات شخصیت حقوقی را وارد کرده و پس از آن روی کلید گام بعدی کلیک نموده تا به صفحه بعد وارد شویم .
با ورود به صفحه بعد که صفحه اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ می‌باشد، در قسمت بالای صفحه شماره پیگیری و وضعیت پذیرش نمایش داده می‌شود که این شماره پیگیری را باید یادداشت نمود تا در صورت نیاز از طریق شماره پیگیری اقدام نمود. در قسمت سمت تکمیل کننده اظهارنامه، با توجه به سمت تکمیل کننده اظهارنامه گزینه ی اصیل یا وکیل را انتخاب مینماییم .
دز این مرحله تابعیت، نام ، نام خانوادگی، شماره ی ملی، تاریخ تولد، جنسیت، و شماره همراه تکمیل کننده ی اظهارنامه پلمپ را وارد مینماییم.
پس از وارد نمودن تصویر امنیتی، کد پستی را وارد نموده، با کلیک بر روی گزینه دریافت نشانی کد پستی از اداره پست نشانی به صورت خودکار نمایش داده می‌شود. و در صورت صحت نشانی بر روی گزینه گام بعدی کلیک نماییم.
با کلیک بر روی کلید گام بعدی به صفحه هیئت مدیره شرکت یا موسسه وارد می‌شویم در این صفحه باید کلیه اطلاعات افراد هیئت مدیره شرکت وارد شود.
در این صفحه پس از شماره دادن در قسمت ردیف، نوع شخص را که معمولا حقیقی می‌باشد را انتخاب مینماییم. دز این مرحله باید تمامی اطلاعات مربوط به هریک از افراد هیئت مدیره وارد شود و پس از آن کلید ثبت اطلاعات شخص زده شود تا اطلاعات تمامی افراد در کادر پایین صفحه نمایش داده شود پس از آن بر روی گزینه ی گام بعدی کلیک نماییم.
در این صفحه باید اطلاعات مربوط به سمت هر یک از اعضای هیئت مدیره از جمله نوع سمت، مدت تصدی ، زمان شروع و پایان سمت و وضعیت حق امضا مشخص و و ثبت و ذخیره گردد و در نهایت اطلاعات تمام افراد در کادر پایین صفحه نمایش داده شود و سپس بر روی گزینه گام بعدی کلیلک کرده تا به صفحه ی دفتر مورد تقاضا وارد شویم.
در این صفحه ایتدا نوع دفتر مورد تقاضای خود را انتخاب می نماییم.
سپس تعداد صفحات دفتر مورد تقاضای خود را مشخص می کنیم.
در نهایت تعداد دفتر مورد نیاز خود را انتخاب می نماییم.
در صورت نیاز به هر دو دفتر کل و روزنامه باید ابتدا یکبار اطلاعات مربوط به دفتر کل را وارد کرده و بر روی گزینه ذخیره ی دفتر مورد تقاضا کلیک کرده تا اطلاعات دفتر کل در کادر نمایش داده شود و سپس اطلاعات دفتر روزنامه مورد تقاضای خود را وارد کرده و ذخیره کرده و برروی گام بعدی کلیلک می نماییم.
در صفحه ی تایید صحت اطلاعات باید در صورت صحت اطلاعات وارد شده در کادر تیک تایید اظهار نامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را زده و بر روی گزینه ی گام نهایی کلیک نماییم.
پس از ارسال مدارک کارشناسان مدارک را بررسی می نمایند و در صورت تایید اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می شود و متقاضیان باید وجه مربوطه را طریق سامانه به صورت اینترنتی پرداخت نمایند .جهت اطلاع بیشتر و مشاوره رایگان در مورد پلمپ دفاتر و هزینه های مربوط به آن به شماره 07136319388 تماس حاصل نمایید.