حکم کارگزینی چیست؟
حکم کارگزینی، که به آن حکم پرسنلی نیز می‌گویند، سندی است که در آن کلیه جزئیات مربوط به حقوق و مزایا کارمندان درج می‌شود. این سند به عنوان یک سند مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد و از نظر حسابداری اهمیت ویژه‌ای دارد. در حکم کارگزینی، مواردی از جمله حقوق ثابت، حق اولاد، حق مسکن، پاداش، میزان سختی کار و حق سرپرستی نیز قید می‌شود. این سند نشان‌دهنده شروع به کار رسمی افراد است و در مواردی همچون تغییر شغل، ترفیع و افزایش حقوق مورد استفاده قرار می‌گیرد³. از طریق حکم کارگزینی، تعهدات کارفرما و کارمند نیز مشخص می‌شود. این سند در نشان دادن جایگاه شغلی افراد در شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار کارآمد است.
انواع حکم کارگزینی
حکم کارگزینی یا حکم پرسنلی، سندی است که توسط سازمان به فرد تازه استخدام شده صادر می‌شود و نشان‌دهنده شروع به کار رسمی افراد است. این حکم معمولاً توسط بالاترین مقام سازمان یا مافوق کارمند صادر می‌شود و حاوی نکات حقوقی و استخدامی مهمی است. اطلاعات مهم در این حکم شامل:
1. اطلاعات هویتی کارمند: شامل نام، نام خانوادگی، شماره ملی، تحصیلات و سایر جزئیات.
2. مزایا و حقوق: حقوق ثابت، پاداش، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار، حق سرپرستی و سایر مزایا.
3. هویت شغلی و سازمانی کارمند: شامل عنوان شغلی، واحد سازمانی، پست سازمانی و نوع استخدام.
انواع حکم کارگزینی بسته به نوع سازمان و نظام استخدامی می‌تواند متفاوت باشد. برخی از انواع حکم کارگزینی عبارت‌اند از:
- حکم کارگزینی در شرکت‌های خصوصی
- حکم کارگزینی در شرکت‌های دولتی
- حکم کارگزینی بازنشستگان
- حکم کارگزینی ضامن
این حکم‌ها نه تنها نقش حقوقی دارند، بلکه می‌توانند جایگاه افراد در چارت سازمانی را نشان دهند و در مواردی به عنوان مبنای دریافت امتیازات خارج از سازمان نیز مورد استفاده قرار بگیرند.
وظایف بخش کارگزینی چیست؟
وظایف بخش کارگزینی به تعدادی مسئولیت مرتبط با جذب نیرو و مدیریت منابع انسانی می‌پردازد. در ادامه، به برخی از این وظایف اشاره می‌کنم:
1. جذب نیرو: کارگزین باید برای جذب نیرو به صورت پربازده، اطلاع‌رسانی و تبلیغات انجام دهد.
2. پرونده پرسنلی: ایجاد و مدیریت پرونده‌های پرسنلی از وظایف اصلی کارگزین است.
3. پاسخگویی به ارباب رجوع: کارگزین موظف است به سوالات و نیازهای ارباب رجوع پاسخ دهد.
4. تنظیم قراردادهای کاری: کارگزین قراردادهای کاری پرسنل و نیروی جدید را تنظیم و تکمیل می‌کند.
در کل، کارگزینی نه تنها به جذب نیرو محدود نمی‌شود، بلکه شامل مسائلی مانند آموزش، ارزیابی عملکرد، رفاهی‌سازی و مدیریت روابط پرسنل نیز می‌شود. این وظایف باعث بهبود عملکرد سازمان و ارتقای کارکنان می‌شوند.
فرق ابلاغ با حکم کارگزینی
فرق ابلاغ با حکم کارگزینی در این است که مسئولیت پرسنل با دریافت حکم کارگزینی شروع می‌شود و نیازی به صدور ابلاغ انشایی نیست. حکم کارگزینی یا حکم پرسنلی، سندی است که در زمان عقد قرارداد توسط نیرویی که در حال استخدام است، به امضاء می‌رسد. این حکم حاوی نکات حقوقی و استخدامی مهمی برای فرد و سازمان مربوطه است. از آن جایی که این حکم به عنوان یک سند مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد، از نظر حسابداری اهمیت ویژه‌ای دارد. اطلاعاتی که در حکم کارگزینی قید می‌شوند، شامل:
- اطلاعات شناسایی و هویتی کارکنان: نام و نام خانوادگی، وضعیت تأهل، محل تولد، میزان تحصیلات، شماره شناسنامه، شماره ملی و سوابق کاری.
- حقوق، دستمزد و مزایا: میزان حقوق ثابت، حق اولاد، حق مسکن، پاداش، میزان سختی کار، حق سرپرستی.
- هویت شغلی و شرکتی کارکنان: مکان خدمت سازمانی، عنوان، رسته و ردیف شغلی، پست شرکتی و نوع استخدام.
حکم کارگزینی در مواردی همچون تغییر شغل، ترفیع و افزایش حقوق مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند نشان‌دهنده جایگاه شغلی افراد در شرکت‌ها و سازمان‌ها است. از طریق حکم کارگزینی، تعهدات بین طرفین مشخص می‌شود و کارمندان موظف به بهترین وجه انجام وظایف خود می‌شوند، همچنین شرکت نیز موظف به پرداخت به موقع حقوق و مزایای ثبت شده در حکم کارگزینی یا پرسنلی است.
نحوه تدوین حکم کارگزینی
حکم کارگزینی یا حکم پرسنلی، سندی است که از طرف سازمان برای فرد تازه استخدام شده صادر می‌شود. این حکم نشان‌دهنده شروع به کار رسمی افراد در سازمان است و معمولاً توسط بالاترین مقام سازمان یا مافوق کارمند صادر می‌شود. محتویات حکم کارگزینی شامل:
1. اطلاعات هویتی کارمند: نام، نام خانوادگی، شماره ملی، تحصیلات، وضعیت تأهل و سایر جزئیات.
2. مزایا و حقوق: حقوق ثابت، پاداش، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار، حق سرپرستی و سایر مزایا.
3. هویت شغلی و سازمانی کارمند: عنوان شغلی، واحد سازمانی، پست سازمانی و نوع استخدام.
حکم پرسنلی ممکن است شامل اطلاعات دیگری نیز باشد، مانند وضعیت رابطه فرد با کارفرما. این حکم غالباً مبنای پرداخت حقوق و دستمزد به افراد است و نسخه‌ای از آن به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. همچنین یک نسخه در اختیار خود فرد و نسخه دیگر در اختیار واحد منابع انسانی قرار می‌گیرد. در صورت بروز دعاوی حقوقی، حکم پرسنلی معمولاً جزء اسناد حقوقی مورد استناد برای مراجع ذی‌صلاح می‌شود.
نرم افزار حکم کارگزینی
نرم افزار کارگزینی، به عنوان بخشی از سیستم جامع مدیریت منابع انسانی، کلیه امور مربوط به صدور احکام کارگزینی، مدیریت قرارداد پرسنل، ثبت مرخصی و مأموریت، تسویه حساب و سایر امور مرتبط را دنبال می‌کند. این نرم افزار برای مدیریت واحدهای سازمانی، پست‌ها و مشاغل سازمانی استفاده می‌شود. اگر به دنبال نرم افزاری برای مدیریت امور استخدامی و وضعیت شغلی پرسنل خود هستید، نرم افزار کارگزینی گزینه‌ای مناسب خواهد بود.
مزایای نرم افزار کارگزینی
استفاده از نرم‌افزارهای کارگزینی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیند استخدام را بهبود داده و به صورت موثرتر و کارآمدتر نیروی کار را جذب و مدیریت کنند. این نرم‌افزارها طیف گسترده‌ای از قابلیت‌ها و ابزارها را فراهم می‌کنند تا از مرحله طراحی آگهی استخدام تا انتخاب و استخدام نیروی کار، فرآیند استخدام را ساده‌تر و کارآمدتر کنند. برخی از مزایا عبارت‌اند از:
1. افزایش بهره‌وری: سامانه کارگزینی می‌تواند به کاهش زمان و هزینه‌های مربوط به فرآیندهای کارگزینی کمک کند.
2. بهبود دقت و صحت: سامانه کارگزینی می‌تواند به بهبود دقت و صحت اطلاعات مربوط به کارکنان کمک کند.
3. مدیریت موثرتر: سامانه کارگزینی به مدیران امکان مدیریت موثرتر و بهتر را می‌دهد.
4. تسهیل تصمیم‌گیری: سامانه کارگزینی می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمات بهتری در مورد کارکنان اتخاذ کنند.
به طور کلی، استفاده از نرم‌افزارهای کارگزینی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای منابع انسانی خود را بهبود بخشیده و کارایی بالاتری را در مدیریت واحد منابع انسانی داشته باشند
معایب سامانه کارگزینی
استفاده از سامانه‌های کارگزینی، هر چند مزایایی دارد، اما نیز معایبی نیز وجود دارد. در ادامه به برخی از معایب استفاده از این سیستم‌ها اشاره می‌کنم:
1. هزینه: هزینه خرید و راه‌اندازی سامانه کارگزینی می‌تواند برای برخی سازمان‌ها بالا باشد.
2. نیاز به آموزش: استفاده از سامانه کارگزینی نیاز به آموزش کارکنان دارد.
3. امنیت: امنیت اطلاعات کارکنان در سامانه کارگزینی باید به طور جدی مورد توجه قرار گیرد.
4. وابستگی به فناوری: استفاده از سامانه کارگزینی بدان معنی است که سازمان وابستگی به فناوری دارد.
ویژگی‌های نرم افزار کارگزینی
نرم‌افزار کارگزینی یک سیستم جامع است که برای مدیریت فرآیندهای کارگزینی در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این نرم‌افزار شامل مجموعه‌ای از ابزارها و قابلیت‌هایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا امور مربوط به جذب و استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، حقوق و دستمزد، و تسویه حساب پرسنل را به صورت یکپارچه و کارآمد مدیریت کنند. برخی از ویژگی‌های نرم‌افزار کارگزینی عبارت‌اند از:
1. تعریف و ثبت جداول گروه‌ها و پایه‌های شغلی: امکان تعریف و مدیریت گروه‌های شغلی و پایه‌های مختلف.
2. تعریف انواع مشاغل: امکان تعریف انواع مشاغل به منظور اجرای طرح طبقه‌بندی مشاغل.
3. مدیریت اطلاعات پرسنلی: نگهداری اطلاعات جامع کارکنان.
4. تعیین وضعیت استخدامی: امکان تعیین وضعیت استخدامی کارکنان (مثلاً تمام‌وقت، پاره‌وقت، قراردادی و ...).
نرم‌افزار کارگزینی باعث بهبود عملکرد سازمان‌ها در مدیریت منابع انسانی می‌شود و اطلاعات پرسنلی را به صورت یکپارچه و موثر مدیریت می‌کند.