اعلامیه بدهکار و بستانکار یک سند حسابداری است که لیستی از بدهکاران و بستانکاران یک شرکت را در یک تاریخ مشخص نشان می‌دهد. این سند برای نشان دادن موقعیت مالی یک شرکت در قبال دیگران و برای کنترل و مدیریت بدهی‌ها و طلب‌های شرکت مفید است.
بدهکار و بستانکار اصطلاحی است که توسط حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی در سوابق و سیستم حسابداری استفاده می‌شود. هر رویداد مالی هم‌زمان در دو حساب ثبت می‌شود، در یک حساب به عنوان بدهکار (سمت راست) و در حساب دیگری به عنوان بستانکار (در سمت چپ) ثبت می‌شود. این سیستم دو طرفه، دقت در سوابق حسابداری و سیستم مالی را مهیا می‌کند.
تهیه اعلامیه بدهکارو بستانکار
اعلامیه بدهکار و بستانکار را می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا به صورت دستی تهیه کنید. اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، باید ابتدا نوع، کد و شرح حساب‌های بدهکار و بستانکار را انتخاب کنید و سپس مبلغ تهاتر را وارد کنید. سیستم به صورت خودکار سند حسابداری مربوطه را صادر می‌کند. اگر به صورت دستی اعلامیه بدهکار و بستانکار را تهیه می‌کنید، باید یک فرم استاندارد را پر کنید که شامل اطلاعات زیر باشد:
- تاریخ اعلامیه
- نام و کد حساب‌های بدهکار و بستانکار
- مبلغ تهاتر
- شرح تهاتر
- امضای طرفین
برای مثال، فرض کنید شرکت الف بدهی 10 میلیون تومانی به شرکت ب دارد و شرکت ب طلب 8 میلیون تومانی از شرکت ج دارد. اگر شرکت الف و ج توافق کنند که مبلغ 8 میلیون تومان را تهاتر کنند، می‌توانند یک اعلامیه بدهکار و بستانکار تهیه کنند.
تاریخ 29/11/1402
بدهکار شرکت الف (کد 101) بستانکار شرکت ج (کد 102)
مبلغ: 8,000,000 تومان شرح : تهاتر بدهی شرکت الف به شرکت ب با طلب شرکت ب از شرکت ج
امضا : شرکت الف و شرکت ج
به این سند می‌توانید به دو روش نگاه کنید: به عنوان یک سند حسابداری و به عنوان یک سند حقوقی.
- به عنوان یک سند حسابداری، این سند نشان می‌دهد که چه تغییراتی در حساب‌های بدهکار و بستانکار شرکت رخ داده است. برای مثال، اگر شرکت الف ۸ میلیون تومان را به شرکت ج پرداخت کرده باشد، در حساب بدهکار شرکت الف ۸ میلیون تومان کاهش می‌یابد و در حساب بستانکار شرکت ج ۸ میلیون تومان افزایش می‌یابد. این سند به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بتوانند بدهی‌ها و طلب‌های خود را کنترل و مدیریت کنند و گزارش‌های مالی دقیق‌تری تهیه کنند.
- به عنوان یک سند حقوقی، این سند نشان می‌دهد که چه تعهداتی بین شرکت‌ها برقرار شده است. برای مثال، اگر شرکت الف و ج توافق کرده باشند که مبلغ ۸ میلیون تومان را تهاتر کنند، این سند می‌تواند به عنوان یک مدرک اثباتی در صورت بروز اختلاف یا انکار بین طرفین مورد استفاده قرار گیرد. البته باید توجه داشت که این سند تنها یک سند عادی است و ارزش رسمی ندارد. برای این که این سند رسمی شود، باید در دفترخانه اسناد رسمی ثبت شود.