کدینگ حساب
کدینگ در واقع یک نوع از دسته‌بندی حساب‌ها در حسابداری می‌باشد و معمولا به شکل درختی انجام شده که این روش رایج‌ترین روش کدینگ حسابداری می‌باشد. به این دسته‌بندی‌ها و شاخه بندی و کدگذاری حساب‌ها کدینگ حسابداری گفته می‌شود. کدینگ حسابداری این وظیفه را بر عهده دارد که عملیات مالی را به نحو احسن دسته‌بندی نموده و سطوح اصلی و فرعی آن را کدگذاری نماید. معنای لغوی کدینگ شماره گذاری کردن است. در ضمن لازم است در دسته‌بندی‌ها، سرشاخه و زیرشاخه‌ها مشخص شود. هر کدام از دسته‌بندی‌ها دارای کد هستند و به هر حساب کدی تعلق می‌گیرد که از روی کد می‌توان فهمید که شاخه و زیر شاخه مربوط به هر حساب کدام است. البته کدینگ باید توسط حسابدار با تجربه یا مدیر مالی ماهر انجام شود تا ضمن سر و سامان دادن به امور مالی مجموعه، ریشه مشکلات مالی مجموعه برطرف شود.
اهداف کدینگ حسابداری
کدینگ در هر شاخه‌ای از حسابداری با هر میزان و نوع فعالیتی اعم از شرکت های خدماتی، تولیدی و یا بازرگانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. و مدیران برای استفاده از هر کدام از آنها هدفی دارند که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم:.
استاندارد شدن عملیات مالی با استفاده از کدینگ استاندارد، افزایش دقت، سرعت در ثبت رویدادهای مالی و پردازش آنها و کاهش خطای انسانی در تیم حسابداری
یکپارچه نمودن اطلاعات مالی مطابق با الگوی مشخص و استاندارد
آسان ترشدن تهیه گزارشات مالی با جزئیات دقیق و فراوان
تسهیل تحلیل و بررسی‌های مالی برای سرمایه‌گذاری یا محاسبه میزان دارایی و بهبود بخشیدن به قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی.
انواع کدینگ حسابداری
عملیات مالی بر طبق موضوع فعالیت و سطوح مختلف فعالیت حسابداری با دقت چینش می‌شود. کدینگ‌ها دارای انواع متفاوتی هستند که به شرح زیر می‌باشد:
کدینگ حفظی:
ساده‌ترین و رایج‌ترین شیوه کددهی کدینگ حفظی می‌باشد که بر اساس علامت گذاری بر مبنای زبان فارسی و مختصر نویسی و حروف اول حساب های مالی انجام می‌گردد. در این کدگذاری حروف اول کلمات برای بازی کوچکی از کلمات به کار می‌برند. به عنوان مثال حساب‌های دریافتنی با «ح_د» کدگذاری می‌شود. در واقع این سبک به جهت به خاطر سپاری راحت‌تر می‌باشد.
کدینگ متوالی یا پی در پی
بر اساس این شیوه کددهی اعداد به صورت پشت سر هم به حساب‌ها و داده‌ها تخصیص داده می‌شود. هم چنین از این نوع کدینگ تحت عنوان کدینگ سریالی نیز یاد می‌شود.
کدینگ سلسله مراتبی
از پرکاربردترین روش‌های کدینگ حسابداری، روش سلسله مراتبی می‌باشد. دلایل کاربرد بالای این روش نظم، دقت و عدم محدودیت در تعداد حساب‌ها و داده‌ها می باشد. در این کدینگ در صورتی که حسابدار بخواهد زیر گروهی به حساب‌ها اضافه نماید با اضافه کردن یک عدد اعشاری به آن، زیر گروه مورد نظر خود را ایجاد می‌کند.
کدینگ توده ای
از این کدینگ زمانی استفاده می‌شود که کسب و کار بخواهد فقط در یک دوره مالی نسبت به کدینگ اقدام نماید. حسابدار در این روش کدها را به یک حساب اختصاص می‌دهد اما فقط برای یک دوره مالی می‌تواند از این روش استفاده نماید.
کدینگ وجهی
در این روش تخصیص اعداد و کدها را می‌توان یک قرارداد استاندارد در نظر گرفت. در این روش هر عدد معرف نوع خاصی از زیر مجموعه‌ها و حساب‌ها خواهد بود در این نکاتی سیستم‌های کدگذاری داده به صورت قراردادی می‌باشد و هر عدد مختص به یک حساب است.
ساختار کدینگ حسابداری
به سطح‌هایی که طبق آن تراکنش‌های مالی دسته‌بندی می‌شوند سطوح کدینگ گفته می‌شود. نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری به کاربران این امکان را می‌دهد تا اطلاعات گوناگون را در سطح‌های مختلف دسته‌بندی نمایند. به طور مثال در نرم‌افزار سپیدار شرکت همکاران سیستم با کلیک بر روی سیستم حسابداری و درختواره حساب‌ها در زیرمنو عملیات و ورود به درج حساب‌های پیش فرض و همچنین انتخاب زمینه کاری شرکت، کدینگ‌ها به صورت پیش فرض نمایان می‌گردد. برای اطلاع بیشتر و مشاوره رایگان در خصوص خرید و آموزش نرم‌افزار سپیدار با شماره ۰۹۱۷۷۱۱۴۹۸۰ تماس حاصل نمایید.
اصلی‌ترین سطوح مورد استفاده جهت کدینگ حسابداری به شرح زیر می‌باشد.
گروه حساب
کد
سطح معین
سطح تفصیلی
کدهای شناور
تعیین گروه حساب اولین بخش کدینگ می‌باشد. در این بخش به هر گروه از حساب‌ها یک عدد اختصاص داده می‌شود. به طور مثال به دارایی‌های جاری عدد ۱، دارایی‌های غیر جاری عدد ۲، بدهی‌های جاری عدد ۳ و ... اختصاص میدهیم.
در بخش دوم به هر کدام از حساب‌های کل گروه مرحله قبل یک کد دیگر میدهیم. مثلاً موجودی نقد اولین حساب از گروه دارایی جاریست بنابراین می‌توان به آن کد ۱۰۱ داد که در آن عدد ۱ به معنای دارایی جاری و ۰۱ به معنای موجودی نقد می باشد.
در سطح معین حساب‌های کل به حساب‌های کوچک‌تر و جزئیتر تقسیم می‌شود. این حساب‌ها در حسابداری به نام حساب‌های معین شناخته می‌شوند. حساب‌های معین اغلب برای صادر کردن صورت‌های مالی و گزارش گیری استفاده می‌شود، به همین دلیل حساب‌های مهم از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
حساب‌های تفصیلی در واقع حساب‌های خرد شده معین هستند که در طبقه بندی شرایط را آسان‌تر نموده و شناسایی حساب‌ها آسان‌تر خواهد شد.
اگر در سیستم کدگذاری حساب تفصیلی به یک حساب معین متصل باشد آن حساب تفصیلی استاندارد می‌باشد در غیر این صورت تفصیلی شناور محسوب می‌گردد. کدینگ هر حساب معین زیر گروه یک حساب کل می‌باشد و هر حساب تفصیلی غیر شناور به یک حساب معین ارتباط دارد در حالی که حساب تفصیلی شناور می‌تواند به حساب معین بیشتری منسوب گردد و به چند حساب معین متصل شود.
در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری به نکات زیر باید توجه نمود:
استانداردهای حسابداری
فعالیت‌های شرکت
کنترل های داخلی
گزارشات مورد نیاز درون سازمانی و برون سازمانی