هزینه‌های قابل قبول مالیاتی هزینه‌هایی هستند که برای انجام فعالیت‌های تجاری پرداخت شده و با رعایت شرایط و مقررات قانون مالیات‌های مستقیم، از درآمد کل کسر می‌شوند. این هزینه‌ها باید با فعالیت تولیدی یا خدماتی مالیات ارتباط داشته باشند و در حدود متعارف و متکی به مدارک باشند. هزینه‌های قابل قبول مالیاتی به دو دسته عمومی و خاص تقسیم می‌شوند. هزینه‌های عمومی هزینه‌هایی هستند که به طور کلی برای انجام فعالیت‌های تجاری پرداخت شده و به صورت غیر مستقیم بر درآمد تأثیر دارند. هزینه‌های خاص هزینه‌هایی هستند که به طور مستقیم با فعالیت تولیدی یا خدماتی مالیات ارتباط داشته و بر درآمد تأثیر مستقیم دارند. هزینه‌های قابل قبول مالیاتی به درد کاهش مالیات مودی می‌خورند. چرا که هر چقدر مبالغ بیشتری به عنوان هزینه در طول سال مالیاتی، توسط اداره مالیاتی قبول شود، در نهایت مالیات مودی کمتر می‌شود .
شرایط هزینه های قابل قبول مالیاتی بر اساس ماده 147 قانون مالیات‌های مستقیم به چهار مورد اصلی خلاصه می‌شود:
هزینه‌ها باید در حدود متعارف و متکی به مدارک باشند. یعنی برای اثبات وقوع هزینه، اسناد و مدارک قانونی مانند صورتحساب، رسید، فاکتور و غیره وجود داشته باشند.
هزینه‌ها باید منحصرا مربوط به تحصیل درآمد موسسه در دوره مالی مربوط باشند. یعنی هزینه‌ها با فعالیت تولیدی یا خدماتی مالیات ارتباط داشته و در همان دوره مالی که درآمد کسب شده است، پرداخت شده باشند.
هزینه‌ها باید با رعایت حد نصاب‌های مقرر باشند. یعنی سازمان مالیاتی برای برخی از هزینه‌ها سقف یا نرخ مشخصی تعیین کرده است که هزینه‌ها نباید از آن بیشتر باشند. مثلا برای هزینه‌های تبلیغاتی، حداکثر 5 درصد از درآمد کل قابل قبول است.
هزینه‌ها باید مربوط به درآمدهای معاف یا مشمول نرخ صفر نباشند. یعنی هزینه‌هایی که برای کسب درآمدی صرف شده که از پرداخت مالیات معاف است یا مشمول نرخ صفر مالیات است، قابل قبول نیستند.
هزینه‌های خاص قابل قبول مالیاتی هزینه‌هایی هستند که به طور مستقیم با فعالیت تولیدی یا خدماتی مالیات ارتباط داشته و بر درآمد تأثیر مستقیم دارند. این هزینه‌ها بر اساس ماده 148 قانون مالیات‌های مستقیم به چند دسته تقسیم می‌شوند. برخی از این دسته‌ها عبارتند از:
هزینه‌های مربوط به مواد اولیه، مصرفی و کالاهای خریداری شده
هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد و مزایای مشمول مالیات
هزینه‌های مربوط به بیمه‌های اجتماعی و تکمیلی
هزینه‌های مربوط به بیمه‌های مالی و مسئولیت
هزینه‌های مربوط به حمل و نقل و مأموریت
هزینه‌های مربوط به تعمیر و نگهداری
هزینه‌های مربوط به اجاره و قراردادهای مشابه
هزینه‌های مربوط به امور مالی و سود پرداختی به سپرده‌گذاران
هزینه‌های مربوط به امور اداری و تلفن و پست و غیره
هزینه‌های مربوط به تبلیغات و بازاریابی
هزینه‌های مربوط به تحقیقات و توسعه
هزینه‌های مربوط به خسارت‌های وارده به دارایی‌ها
هزینه‌های مربوط به حق الامتیاز و حقوق و عوارض و مالیات‌های دیگر
برای هر یک از این دسته‌ها، شرایط و محدودیت‌هایی در قانون مشخص شده است که باید رعایت شوند.
همان طور که گفته شد هزینه‌های قابل قبول مالیاتی هزینه‌هایی هستند که مرتبط با فعالیت‌های تجاری شما باشند و بر اساس قوانین مالیاتی می‌توانید آن‌ها را از درآمد خود کسر کنید. این هزینه‌ها می‌توانند شامل هزینه‌های عملیاتی، تولید، اجاره، نگهداری و تعمیرات، حقوق و دستمزد، بازاریابی و تبلیغات، پژوهش و توسعه و سایر هزینه‌های مربوط به کسب‌وکار شما باشند.
برای افزایش هزینه‌های قابل قبول مالیاتی، شما باید این نکات را رعایت کنید:
-هزینه‌های خود را با مدارک معتبر مثل فاکتور، رسید، قبض و غیره ثبت و نگهداری کنید.
- هزینه‌های خود را در حدود متعارف و منطقی نگه دارید و از هزینه‌های بیش از حد یا غیرضروری خودداری کنید.
- هزینه‌های خود را با رعایت حد نصاب‌های مقرر در قانون مالیات‌های مستقیم اعلام کنید.
- هزینه‌های خود را در اظهارنامه مالیاتی خود به صورت دقیق و کامل ذکر کنید.
هزینه‌های قابل قبول مالیاتی بر اساس نوع کسب و کار تغییر می‌کند، زیرا هر کسب و کار دارای هزینه‌های مختلفی است که مربوط به فعالیت‌های تجاری آن است. برای مثال، هزینه‌های یک شرکت تولیدی با یک شرکت خدماتی یا یک شرکت بازرگانی متفاوت است. هزینه‌های قابل قبول مالیاتی باید در حدود متعارف، متکی به مدارک و منحصراً مربوط به تحصیل درآمد موسسه در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب‌های مقرر باشد. بنابراین، هر کسب و کار باید هزینه‌های خود را با توجه به قوانین و مقررات مالیاتی و نوع فعالیت خود اعلام کند.
به طور مثال هزینه تجدید سرویس و نگهداری کامپیوتر می‌تواند به عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی در نظر گرفته شود، اگر مربوط به فعالیت‌های تجاری شما باشد و با مدارک معتبر مثل فاکتور، رسید، قبض و غیره ثبت و نگهداری شود. برای محاسبه این هزینه، باید مبلغ پرداختی به شرکت یا فردی که سرویس و نگهداری کامپیوتر را انجام داده است را از درآمد خود کسر کنید. این هزینه تا حد معادل ۱۰ درصد از درآمد خالص مشمول مالیات قابل قبول می‌باشد. اگر هزینه بیش از این میزان باشد، باید با مجوز سازمان امور مالیاتی تایید شود.