صورت وضعیت در حسابداری، گزارشی است که میزان کار انجام‌شده یا خدمات ارائه‌شده را در یک مقطع زمانی مشخص تعیین می‌کند و مبلغی را که باید بابت آنها پرداخت شود نشان می‌دهد. این سند در پروژه‌های عمرانی برای پرداخت کارکردهای پیمانکار به کار می‌رود.
صورت وضعیت شامل مشخصاتی از پروژه و قرارداد، خلاصه متره همه آیتم‌های ذکر شده به همراه برآورد ریالی آن طبق فهرست بهای مربوط به آن پروژه از زمان عقد قرارداد تاکنون می‌باشد. این سند به‌صورت دوره‌ای تهیه می‌شود و نمایانگر پیشرفت پروژه و وضعیت مالی آن است.
از نظر نگارشی، صورت وضعیت باید دقیق، کامل و شفاف باشد و تمامی جزئیات مرتبط با پروژه را در برگیرد. در آموزش نوشتن صورت وضعیت، می‌توانید با مطالعه نمونه‌ها و رعایت نکات مربوطه، این سند را به‌درستی تهیه کنید.
انواع صورت وضعیت در پروژه‌های عمرانی به دسته‌بندی زیر تقسیم می‌شوند:
صورت وضعیت موقت: در آخر هر ماه شمسی، پیمانکار صورتی از وضعیت موجود در پروژه تهیه و تنظیم می‌کند. این صورت وضعیت نشان‌دهنده کلیه کارهای انجام‌شده از شروع پروژه تا آخر آن تاریخ و همچنین هزینه مصالح و تدارکات تهیه شده در طول پروژه است.
صورت وضعیت موقت در پروژه‌های عمرانی، گزارشی است که میزان کار انجام‌شده یا خدمات ارائه‌شده را در یک مقطع زمانی مشخص تعیین می‌کند و مبلغی را که باید بابت آنها پرداخت شود نشان می‌دهد. این سند در پروژه‌های عمرانی برای پرداخت کارکردهای پیمانکار به کارفرما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
برای تهیه صورت وضعیت موقت، پیمانکار به موارد زیر توجه می‌کند:
محتوای صورت وضعیت موقت: این سند شامل مشخصات پروژه و قرارداد، خلاصه متره همه آیتم‌های ذکر شده به همراه برآورد ریالی آن طبق فهرست بهای مربوط به آن پروژه از زمان عقد قرارداد تاکنون می‌شود. همچنین، هزینه‌های مصالح پای کار نیز در این سند درج می‌شود.
مصالح پای کار: مصالح خریداری شده از زمانی که وارد کارگاه می‌شوند، تبدیل می‌شوند به مصالح پای کار. در صورت وضعیت موقت، کارفرما به جهت کمک به پیمانکار، قریب به 70 درصد هزینه خرید مصالح پای کار را به پیمانکار پرداخت می‌کند. این کمک به تقویت بنیه مالی پیمانکار کمک می‌کند.
دوره زمانی ارائه: دوره زمانی ارائه صورت وضعیت موقت معمولاً پایان هر ماه شمسی تعیین می‌شود. البته، پیمانکار می‌تواند با داشتن بنیه مالی مناسب، دوره تحویل صورت وضعیت موقت را افزایش دهد.
صورت وضعیت موقت، پس از بررسی و تأیید نظام نظارت و مهندسان مشاور، برای تصویب و پرداخت به کارفرما ارسال می‌شود. این سند نمایانگر پیشرفت پروژه و وضعیت مالی آن است.
صورت وضعیت ماقبل قطعی: در این نوع، پیمانکار هزینه‌های انجام‌شده بر اساس آیتم‌ها و بهای واحد برآورد را تهیه می‌کند. این صورت وضعیت معمولاً قبل از تایید نهایی و تسویه حساب ارائه می‌شود.
صورت وضعیت قطعی: پس از تایید مهندس مشاور یا کارفرما، صورت وضعیت قطعی تهیه می‌شود. این نوع نشان‌دهنده مقدار دقیق کارهای انجام‌شده و هزینه‌های مصالح و تدارکات تهیه شده در طول پروژه است.
صورت وضعیت قطعی در پروژه‌های عمرانی، گزارشی است که میزان کار انجام‌شده یا خدمات ارائه‌شده را در یک مقطع زمانی مشخص تعیین می‌کند و مبلغی را که باید بابت آنها پرداخت شود نشان می‌دهد. این سند در پروژه‌های عمرانی برای پرداخت کارکردهای پیمانکار به کارفرما مورد استفاده قرار می‌گیرد.
برای تهیه صورت وضعیت قطعی، پیمانکار به موارد زیر توجه می‌کند:
محتوای صورت وضعیت قطعی: این سند شامل مشخصات پروژه و قرارداد، خلاصه متره همه آیتم‌های ذکر شده به همراه برآورد ریالی آن طبق فهرست بهای مربوط به آن پروژه از زمان عقد قرارداد تاکنون می‌شود. همچنین، هزینه‌های مصالح پای کار نیز در این سند درج می‌شود.
تایید مهندس مشاور و کارفرما: پس از تهیه صورت وضعیت قطعی، پیمانکار آن را به مهندس مشاور و ناظر مقیم ارائه می‌دهد. آنها مقادیر را بر اساس صورت جلسات، نقشه‌ها و سایر اسناد مربوطه بررسی می‌کنند. اگر مدارک کامل و صحیح باشند، صورت وضعیت قطعی تایید می‌شود.
تسویه حساب: پس از تایید مهندس مشاور و کارفرما، مبلغ مشخص شده در صورت وضعیت قطعی به پیمانکار پرداخت می‌شود. این مبلغ نمایانگر کلیه کارهای انجام‌شده و هزینه‌های مصالح و تدارکات تهیه شده در طول پروژه است.
صورت وضعیت قطعی، نمایانگر پیشرفت پروژه و وضعیت مالی آن است. از نظر نگارشی، باید دقیق، کامل و شفاف باشد و تمامی جزئیات مرتبط با پروژه را در برگیرد.
برای تأیید صورت وضعیت قطعی، پیمانکار باید حداکثر یک ماه پس از تحویل موقت پروژه، صورت وضعیت قطعی را به مهندس مشاور ارسال کند. مهندس مشاور باید صورت وضعیت را ظرف حداکثر سه ماه بررسی کرده و نظر خود را به کارفرما اعلام کند. کارفرما باید صورت وضعیت را در مدت دو ماه بررسی کرده و نظر خود را به پیمانکار اطلاع دهد. اگر کارفرما صورت وضعیت را تأیید کند، مبلغ نهایی به پیمانکار پرداخت می‌شود. اگر کارفرما صورت وضعیت را رد کند، پیمانکار می‌تواند از طریق دادگاه یا داوری اعتراض کند.
صورت وضعیت تایید شده :یک سند حسابداری است که مبلغ قابل پرداخت به پیمانکار را بر اساس کارها و خدمات انجام شده در یک دوره زمانی مشخص نشان می‌دهد. این سند باید توسط پیمانکار تهیه شده و توسط مهندس مشاور و کارفرما بررسی و تأیید شود. صورت وضعیت تایید شده می‌تواند موقت یا قطعی باشد. صورت وضعیت موقت در ضمن انجام کار و به‌صورت دوره‌ای تهیه می‌شود و علی‌الحساب بودن هزینه‌ها را نشان می‌دهد. صورت وضعیت قطعی در پایان کار و با ارائه مستندات تهیه می‌شود و مبلغ نهایی قابل پرداخت را مشخص می‌کند.
صورت وضعیت تجمیعی: یک سند حسابداری است که مبلغ کل کارها و خدمات انجام شده در یک پروژه را بر اساس فهرست بها نشان می‌دهد. این سند برای محاسبه قیمت پایه پیمان و تعیین میزان تغییرات و افزایش یا کاهش هزینه‌ها به کار می‌رود. صورت وضعیت تجمیعی باید توسط پیمانکار تهیه شده و توسط مهندس مشاور و کارفرما تأیید شود. صورت وضعیت تجمیعی می‌تواند در طول انجام کار یا در پایان کار تنظیم شود.
برای تهیه صورت وضعیت تایید شده و تجمیعی، پیمانکار باید ابتدا اطلاعات لازم را از مستندات و گزارش‌های پروژه جمع‌آوری کند. سپس باید بر اساس فهرست بها و قرارداد، مبلغ کارها و خدمات را محاسبه کند. در نهایت باید صورت وضعیت را به‌صورت مکتوب و با رعایت قواعد و فرم‌های مقرر، به مهندس مشاور و کارفرما ارائه کند. پیمانکار می‌تواند از نرم‌افزارهای حسابداری برای تهیه صورت وضعیت استفاده کند.
برای تهیه صورت وضعیت، باید مستندات مربوط به انجام کارها و خدمات را جمع‌آوری و تهیه کرد. این مستندات شامل موارد زیر می‌شوند:
- صورت‌جلسات احجام کار و نقشه‌ها
- صورت‌جلسات تحویل موقت و قطعی
- صورت‌جلسات قیمت‌های جدید و تعدیل
- صورت‌جلسات مصالح پای‌کار و فواصل حمل
- لایحه تاخیرات و جریمه‌ها
- قرارداد و شرایط عمومی و خصوصی پیمان
- فاکتورهای خرید و رسیدهای انبار
- گزارش‌های پیشرفت کار و کیفیت
این مستندات باید به‌صورت مکتوب و با رعایت قواعد و فرم‌های مقرر، به مهندس مشاور و کارفرما ارائه شوند.