دفاتر قانونی حسابداری یکی از مهم‌ترین جوانب در حسابداری سازمان‌ها و شرکت‌ها است. این دفاتر، جزء اسناد مالی قابل ارائه به مسئولین مالیاتی محسوب می‌شوند. در ادامه، به توضیحاتی درباره دفاتر قانونی حسابداری می‌پردازیم:
دفتر روزنامه:
- در این دفتر، تمام معاملات و تراکنش‌های مالی به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می‌شوند.
- ستون‌های این دفتر شامل تاریخ، شماره روزنامه، عنوان حساب، مقدار بدهکاری و بستانکاری می‌باشند.
دفتر کل:
- در دفتر کل، تمام اطلاعات مالی شرکت به ترتیب حساب‌ها ثبت می‌شود.
- این دفتر به دو بخش تقسیم می‌شود: دفتر کل بدهکاری و دفتر کل بستانکاری.
- اطلاعات مربوط به حساب‌ها، ترازنامه و سود و زیان در این دفتر ثبت می‌شود.
دفتر مشاغل:
- در این دفتر، معاملات مرتبط با مشاغل و فعالیت‌های شرکت ثبت می‌شود.
- مثلاً، خرید و فروش کالاها، خدمات ارائه شده، هزینه‌ها و درآمدها در این دفتر ثبت می‌شوند.
در نهایت، دفاتر قانونی حسابداری باید با دقت و دقیق نوشته شوند و پس از تحریر، به اداره مالیات ارائه گردند. این دفاتر، اسناد مهمی برای حسابرسی و اظهارنامه مالیاتی محسوب می‌شوند .
در زمان تحریر فاکتورها (فاتورها)، رعایت نکات مهمی ضروری است. به‌خصوص اگر شما در حسابداری یا مدیریت مالی فعالیت دارید، این نکات را در نظر بگیرید:
-تاریخ وقوع: تاریخ صحیح وقوع معامله را در فاکتور ثبت کنید. این اطلاعات برای تعیین دوره مالی و محاسبه مالیات و سود و زیان مهم است.
-شماره فاکتور: هر فاکتور باید یک شماره منحصر به فرد داشته باشد. این شماره‌گذاری به منظور ردیابی و مرتب‌سازی فاکتورها استفاده می‌شود.
-مشخصات طرفین: نام و مشخصات کامل خریدار و فروشنده را در فاکتور ثبت کنید. این اطلاعات برای ارتباط و احراز هویت مهم است.
-شرح کالا یا خدمت: هر کالا یا خدمت مورد فروش در فاکتور باید با دقت و کامل توضیح داده شود. این شرح به تعیین مالیات و ترازنامه کمک می‌کند.
-مبلغ واقعی: مبلغ کل فاکتور (بدون مالیات) را به درستی و بدون اشتباه درج کنید.
-مالیات و عوارض: اگر مالیات یا عوارضی برای کالا یا خدمت مورد فروش وجود دارد، آن را به درستی محاسبه و در فاکتور ذکر کنید.
-امضا و مهر: فاکتور باید توسط فروشنده امضا و مهر شود. این امضا به عنوان تأیید قانونی معامله محسوب می‌شود.
با رعایت این نکات، فاکتورهای شما دقیق و قابل اعتماد خواهند بود.
اشتباهات رایج در تحریر دفاتر عبارتند از:
-عدم دریافت به موقع دفاتر قانونی: تاخیر در دریافت دفاتر قانونی می‌تواند به مشکلات مالی و مالیاتی منجر شود.
-اشتباهات تایپی و جا انداختن سند حسابداری: دقت در ثبت اطلاعات و جلوگیری از اشتباهات تایپی ضروری است.
-مغایرت بین اطلاعات دفاتر و نرم‌افزارهای حسابداری: اطلاعات در دفاتر قانونی باید با نرم‌افزارهای حسابداری هماهنگ باشد.
-تاخیر در ثبت رویدادهای مالی بیش از حد مجاز: تحریر دفاتر قانونی باید به موقع انجام شود.
پلمپ دفاتر
پلمپ دفاتر به معنای مهر و شماره‌گذاری کردن دفاتر است. پس از ثبت درخواست پلمپ دفاتر در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها، تمام صفحات دفاتر شماره‌گذاری شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن درج می‌شود. اگر قرار باشد که پلمپ برای اشخاص حقوقی باشد، شماره ثبت موسسه یا شرکت در آن نیز درج خواهد شد . این دفاتر بر اساس کاربرد به صورت 50، 100 و 150 برگی ارائه می‌شوند. تمامی شرکت‌ها باید کارکردشان را با تکمیل این دفاتر اعلام نمایند. حتی در صورتی که شرکت شما فعالیتی ندارد، برای مشخص کردن عملکرد مالی تان باید این دفاتر را تکمیل کنید. در این شرایط، دفاتر به صورت خالی تحویل داده می‌شود. دلیل این که به این دفاتر می‌گوییم دفاتر پلمپ، این است که تمامی صفحات آن‌ها در اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها پلمپ می‌شود. برای دریافت مشاوره در مورد چگونگی تکمیل دفاتر پلمپ، می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید.
مهلت تحویل دفاتر پلمپ
مهلت تحویل دفاتر پلمپ بستگی به مقررات و قوانین مربوط به هر کشور و نظام حقوقی دارد. در ایران، مهلت تحویل دفاتر پلمپ معمولاً توسط اداره ثبت شرکت‌ها تعیین می‌شود. برای دقیق‌تر دانستن مهلت تحویل دفاتر پلمپ، بهتر است با اداره ثبت شرکت‌ها یا مشاوران حقوقی مرتبط در تماس باشید.
اشخاص مشمول پلمپ دفاتر قانونی
اشخاص مشمول پلمپ دفاتر قانونی افرادی هستند که بر اساس قوانین ملزوم به پلمپ و تحریر دفاتر قانونی می‌باشند. این اشخاص به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:
شخاص حقوقی (شرکت‌ها): افرادی که در فعالیت‌های خدماتی، بازرگانی، تولیدی و پیمانکاری مشغول به کار هستند.
اشخاص حقیقی (مشاغل):
- گروه اول:
- شامل افرادی است که بر اساس حجم فعالیت، از لحاظ انجام تکالیف موضوع آیین‌نامه، جزو مودیان گروه اول محسوب می‌شوند. این شامل:
- وارد کنندگان و صادر کنندگان
- صاحبان کارخانه‌ها و واحدهای تولیدی و بهره‌برداران معادن دارای پروانه بهره‌برداری
- صاحبات هتل‌های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستان‌ها، زایشگاه‌ها، درمانگاه‌ها، کلینیک‌های تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت
- صاحبان موسسات حسابرسی، حسابداری و دفترداری، خدمات مالی و مشاوره‌ای
- صاحبان موسسات حمل و نقل موتوری، زمینی، دریایی و هوایی
- گروه دوم:
- شامل افرادی است که بر اساس اظهارنامه مالیاتی عملکرد دو سال قبل یا آخرین درآمد قطعی شده، درآمد ابرازی (فروش کالا یا فروش توام کالا و ارائه خدمت) بیش از 18 میلیارد ریال و مساوی یا کمتر از 55 میلیارد ریال دارند.