تنخواه گردان چیست
تنخواه گردان، مقداری پول نقد است که برای پرداخت هزینه‌های کوچک و روزانه شرکت‌ها و موسسات در اختیار کارمندانی قرار می‌گیرد. هدف از تنخواه گردان، سهولت در انجام امور، کاهش فرآیندهای اداری و حسابداری، و اشراف بر هزینه‌های جزئی است. تنخواه گردان می‌تواند به روش‌های مختلفی ثبت و مدیریت شود.
اهداف تنخواه در حسابداری
تنخواه در حسابداری وجه نقدی است که برای پرداخت هزینه های روزمره و جزئی شرکت در اختیار یکی از کارکنان قرار می گیرد. مهم ترین اهداف تنخواه در حسابداری عبارتند از:
- ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت
- کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک
- افزایش کنترل وجوه نقدی
انواع تنخواه گردان
تنخواه گردان مقداری وجه نقدی است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت در اختیار یکی از کارکنان قرار می‌گیرد. انواع تنخواه گردان عبارتند از:
- تنخواه گردان متغیر: تنخواهی که مقدار آن بر اساس نیاز شرکت در هر دوره تعیین می‌شود.
- تنخواه گردان ثابت: تنخواهی که مقدار آن در هر دوره ثابت است و در صورت کمبود، از حساب بانکی شرکت تکمیل می‌شود.
- تنخواه گردان نقدی: تنخواهی که فقط به صورت نقدی پرداخت می‌شود و برای هزینه‌هایی که امکان پرداخت آنها با چک یا کارت بانکی وجود ندارد، استفاده می‌شود.
- تنخواه گردان تعهدی: تنخواهی که به صورت تعهدی پرداخت می‌شود و برای هزینه‌هایی که امکان پرداخت آنها با نقد وجود ندارد، استفاده می‌شود. مثلا برای پرداخت حق بیمه یا مالیات.
- تنخواه گردان اصلی: تنخواهی که در اختیار مدیر مالی شرکت قرار می‌گیرد و برای تامین تنخواه گردان فرعی و سایر هزینه‌های شرکت استفاده می‌شود.
- تنخواه گردان فرعی: تنخواهی که از تنخواه گردان اصلی تامین می‌شود و در اختیار واحدهای مختلف شرکت قرار می‌گیرد. مثلا تنخواه گردان واحد فروش یا تولید.
ماهیت حساب تنخواه گردان
ماهیت حساب تنخواه گردان یک حساب بدهکاری است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت از آن استفاده می‌شود. این حساب در ابتدای دوره مالی یک مبلغ ثابت از حساب بانکی یا صندوق دریافت می‌کند و در طول دوره با ارائه رسیدها و فاکتورهای مربوطه، مجددا شارژ می‌شود. در پایان دوره مالی، موجودی این حساب باید با مبلغ اولیه برابر باشد. در غیر این صورت، تفاوت را باید به حساب هزینه‌های جزئی منظور کرد.
فرق تنخواه گردان با صندوق
به طور کلی، تنخواه گردان و صندوق دو حساب بدهکاری هستند که برای نگهداری وجه نقدی در شرکت استفاده میشوند. اما تنخواه گردان و صندوق تفاوت‌های مهمی دارند که باعث می‌شود نتوان آنها را به جای یکدیگر استفاده کرد. برخی از این تفاوت‌ها عبارتند از:
- تنخواه گردان برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت استفاده می‌شود. اما صندوق برای پرداخت هزینه‌هایی که محدودیت خاصی ندارند استفاده می‌شود.
- تنخواه گردان معمولاً مبلغ ثابتی دارد که در ابتدای دوره مالی از حساب بانکی یا صندوق دریافت می‌شود و در طول دوره با ارائه رسیدها و فاکتورهای مربوطه، مجددا شارژ می‌شود. اما صندوق مبلغ ثابتی ندارد و می‌توان از آن برداشت یا به آن واریز کرد.
- تنخواه گردان نیازی به ثبت روزانه ندارد و فقط در زمان واریز هزینه‌ها ثبت می‌شود. اما صندوق باید روزانه ثبت شود و موجودی آن با موجودی واقعی مطابقت داشته باشد.
- تنخواه گردان در اختیار یکی از کارکنان شرکت قرار می‌گیرد که مسئولیت فرایند‌های خرید و پرداخت را دارد. اما صندوق در اختیار فردی قرار می‌گیرد که مسئولیت حساب‌های صندوق را دارد و هیچ مسئولیتی در قبال خرید‌ها و ملزومات آن ندارد.
بنابراین، تنخواه گردان و صندوق دو حساب متفاوت هستند که برای اهداف مختلف طراحی شده‌اند و نمی‌توان آنها را به جای یکدیگر استفاده کرد.
نحوه ثبت هزینه های تنخواه گردان
برای ثبت مبلغ هزینه‌های تنخواه گردان، شما باید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید:
- روش ثبت تنخواه گردان ثابت: در این روش، شما یک مبلغ ثابت را به عنوان تنخواه گردان در نظر می‌گیرید و از حساب وجوه نقد به حساب تنخواه گردان منتقل می‌کنید. سپس برای هر هزینه‌ای که از مبلغ تنخواه پرداخت می‌کنید، یک سند حسابداری تنظیم می‌کنید و مبلغ هزینه را از حساب تنخواه گردان به حساب هزینه مربوطه منتقل می‌کنید. در پایان دوره مالی، شما باید مبلغ باقیمانده تنخواه گردان را به حساب وجوه نقد برگردانید و تنخواه گردان را صفر کنید.
- روش ثبت تنخواه گردان متغیر: در این روش، شما یک سقف مبلغی را به عنوان تنخواه گردان در نظر می‌گیرید و از حساب وجوه نقد به حساب تنخواه گردان منتقل می‌کنید. سپس برای هر هزینه‌ای که از مبلغ تنخواه پرداخت می‌کنید، یک سند حسابداری تنظیم نمی‌کنید و فقط رسید یا فاکتور مربوطه را جمع‌آوری می‌کنید. در پایان دوره مالی، شما باید مبلغ کل هزینه‌های انجام شده را با یک سند حسابداری از حساب تنخواه گردان به حساب هزینه‌های مربوطه منتقل کنید و تنخواه گردان را مجدداً شارژ کنید.
هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خود را دارند. برای انتخاب بهترین روش برای شرکت خود، شما باید عواملی مانند حجم هزینه‌ها، تعداد تنخواه‌داران، نیاز به اتصال به نرم‌افزار حسابداری و سطح کنترل و شفافیت مورد نظر را در نظر بگیرید.
چطوری تنخواه گردان را ثبت و پیگیری کنیم؟
برای ثبت و پیگیری تنخواه گردان، شما می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید. برخی از روش‌های متداول عبارتند از:
- استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت تنخواه گردان که امکان ثبت، تایید، صدور اسناد، تعیین سقف اعتبار، دریافت گزارش و ارتباط با نرم‌افزارهای حسابداری را فراهم می‌کنند. برای مثال، شما می‌توانید از سیستم تنخواه گردان نرم افزار سپیدار استفاده نمایید جهت اطلاعات بیشتر و خریداری سیستم تنخواه گردان نرم افزار سپیدار با شماره ۰۷۱۳۶۳۱۹۳۸۸ تماس حاصل نمایید.
- استفاده از فرم‌های تنخواه گردان که به صورت دستی یا الکترونیکی تهیه و تکمیل میشوند.
- استفاده از فایل‌های اکسل که به صورت جدولی هزینه‌های تنخواه گردان را ثبت و محاسبه می‌کنند.
هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خود را دارند. برای انتخاب بهترین روش برای شرکت خود، شما باید عواملی مانند حجم هزینه‌ها، تعداد تنخواه‌داران، نیاز به اتصال به نرم‌افزار حسابداری و سطح کنترل و شفافیت مورد نظر را در نظر بگیرید.
آیا حساب های تنخواه برای مالیات محاسبه میشوند؟
بله، حساب های تنخواه برای مالیات محاسبه میشوند. اما برای اینکه هزینه‌های تنخواه به عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی پذیرفته شوند، باید شرایطی را رعایت کنید. برخی از این شرایط عبارتند از:
- هزینه‌های تنخواه باید مربوط به فعالیت‌های اقتصادی شرکت باشند و با اهداف شرکت سازگار باشند.
- هزینه‌های تنخواه باید با اسناد معتبر و قابل ردیابی مثل فاکتور، رسید، قبض و غیره تایید شوند.
- هزینه‌های تنخواه باید در حدود سقف مجاز قانونی باشند. طبق تبصره 3 ماده 147 قانون مالیاتهای مستقیم، هزینه‌های بالای 200,000,000 ریال باید از طریق سیستم بانکی پرداخت شوند.
- هزینه‌های تنخواه باید در دوره‌های معینی مثل هفتگی یا ماهانه تسویه و گزارش شوند.
اگر شرایط فوق را رعایت نکنید، ممکن است مالیات تنخواه گردان را برای شرکت شما تعیین کنند.
نحوه محاسبه مالیات تنخواه گردان
برای محاسبه مالیات تنخواه گردان، شما باید ابتدا مبلغ هزینه‌های تنخواه گردان را که در دوره مالیاتی مورد نظر انجام شده است، تعیین کنید. سپس باید بررسی کنید که آیا هزینه‌های تنخواه گردان شما مطابق با شرایط پذیرش مالیاتی که در تبصره 3 ماده 147 قانون مالیاتهای مستقیم¹ ذکر شده است، انجام شده است یا خیر. اگر هزینه‌های تنخواه گردان شما مشمول شرایط پذیرش مالیاتی باشند، آنها را به عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی در نظر می‌گیرید و از درآمد خالص قابل مالیات خود کم می‌کنید. اما اگر هزینه‌های تنخواه گردان شما مشمول شرایط پذیرش مالیاتی نباشند، آنها را به عنوان هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی در نظر می‌گیرید و از درآمد خالص قابل مالیات خود کم نمی‌کنید. در این صورت، مالیات تنخواه گردان برابر با مبلغ هزینه‌های تنخواه گردان ضربدر نرخ مالیات شرکت شما خواهد بود.
برای مثال، فرض کنید شرکت شما در سال مالیاتی 1402 مبلغ 500,000,000 ریال هزینه‌های تنخواه گردان داشته است. از این مبلغ، 300,000,000 ریال هزینه‌هایی بوده است که با اسناد معتبر و از طریق سیستم بانکی پرداخت شده است و 200,000,000 ریال هزینه‌هایی بوده است که بدون اسناد معتبر و به صورت نقدی پرداخت شده است. فرض کنید نرخ مالیات شرکت شما 25 درصد باشد. در این صورت، محاسبه مالیات تنخواه گردان به شرح زیر خواهد بود:
- هزینه‌های تنخواه گردان قابل قبول مالیاتی: 300,000,000 ریال
- هزینه‌های تنخواه گردان غیرقابل قبول مالیاتی: 200,000,000 ریال
- مالیات تنخواه گردان: 200,000,000 × 0.25 = 50,000,000 ریال
بنابراین، شرکت شما باید مبلغ 50,000,000 ریال را به عنوان مالیات تنخواه گردان پرداخت کند.